Office für kleine Unternehmen: wie viele Lizenzen brauchst du wirklich?
Office wird pro Gerät lizenziert, nicht pro Kopf. Ein durchgerechnetes Beispiel aus einem Sechs-Personen-Betrieb zeigt, warum das oft vier statt sechs Lizenzen bedeutet.
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Kurze Antwort: Microsoft Office wird pro Gerät lizenziert, nicht pro Person. Ein kleines Unternehmen braucht also so viele Dauerlizenzen, wie Arbeitsplätze mit Office-Installation existieren. Ein Mitarbeiter mit Desktop und Notebook benötigt zwei Lizenzen. Gemeinsam genutzte Rechner brauchen nur eine.
Die Grundregel: pro Gerät, nicht pro Kopf
Bei Office-Dauerlizenzen ist die Installation an ein Gerät gebunden. Das unterscheidet sie grundsätzlich von Microsoft 365, wo eine Nutzerlizenz mehrere Geräte abdeckt.
Für die Planung heißt das: Zähle nicht die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sondern die Rechner, auf denen Word, Excel oder Outlook laufen sollen.
Rechenbeispiel: Handwerksbetrieb mit sechs Personen
Ein typischer Fall aus der Praxis:
- 2 Büroarbeitsplätze (Buchhaltung, Disposition) – 2 Lizenzen
- 1 Notebook der Geschäftsführung – 1 Lizenz
- 1 gemeinsam genutzter Rechner in der Werkstatt – 1 Lizenz
- 3 Monteure, die ausschließlich mobil arbeiten und kein Office benötigen – 0 Lizenzen
Ergebnis: 4 Lizenzen statt der oft angenommenen sechs. Bei Office 2024 Home & Business zu 236,99 € sind das rund 948 € einmalig statt laufender Abokosten für sechs Nutzer.
Ab etwa fünf gleichartigen Arbeitsplätzen lohnt sich der Blick auf Office 2024 Standard als Volumenlizenz – dieselben Programme, nur ohne OneNote.
„Wir hatten sechs Lizenzen eingeplant, gebraucht haben wir am Ende nur vier - die drei Monteure arbeiten ohnehin nur über das Tablet." So beschreibt ein Handwerksmeister, wie eine ehrliche Bestandsaufnahme der Arbeitsplätze die Anschaffungskosten spürbar senkte.
Die drei häufigsten Planungsfehler
1. Zu viele Lizenzen für mobile Mitarbeitende
Wer nur E-Mails auf dem Smartphone liest, braucht keine Office-Dauerlizenz. Die mobilen Apps und die Weboberfläche decken das ab.
2. Zu wenige Lizenzen bei Doppelgeräten
Der klassische Fehler: Eine Person nutzt Desktop und Notebook, es wurde aber nur eine Lizenz gekauft. Das ist Unterlizenzierung und fällt im Audit auf.
3. Private Lizenzen im Betrieb
Home & Student darf nicht gewerblich eingesetzt werden – auch nicht auf dem privaten Notebook im Homeoffice. Für betriebliche Nutzung brauchst du mindestens Office Standard.
Welche Edition für welchen Arbeitsplatz
Nicht jeder Platz braucht dieselbe Ausstattung. Diese Aufteilung spart in der Praxis am meisten:
- Sachbearbeitung, Buchhaltung: Office 2024 Standard – Word, Excel, PowerPoint und Outlook reichen.
- Geschäftsführung, Vertrieb: Home & Business wegen OneNote und Outlook.
- Datenbank- oder Layoutarbeit: Professional Plus wegen Access und Publisher – aber wirklich nur dort, wo es gebraucht wird.
Der Aufpreis auf Professional Plus lohnt sich selten für das gesamte Team. Eine gemischte Ausstattung ist fast immer günstiger.
Nächster Schritt
Zähle deine Arbeitsplätze, ordne jedem eine Edition zu und prüfe die Gesamtsumme gegen die aktuellen Office-2024-Preise. Bei größeren Stückzahlen lohnt eine kurze Rücksprache – wir prüfen die Verfügbarkeit und die Dokumentation vorab.
Welche Edition zu welchem Arbeitsplatz passt, klärt auch der Vergleichsrechner. Die Grundlagen zu Lizenztypen stehen im Office-Ratgeber.
