Lizenzaudit überstehen: welche Unterlagen du zu Office brauchst
Wie ein Lizenzaudit abläuft, welche drei Unterlagen du pro Office-Lizenz brauchst und warum gebrauchte Lizenzen mit vollständiger Dokumentation neu gekauften rechtlich gleichstehen.
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Kurze Antwort: Bei einem Lizenzaudit gleicht der Hersteller die tatsächlich installierte Software mit den vorhandenen Lizenznachweisen ab. Entscheidend sind drei Unterlagen pro Lizenz: die Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer, die dokumentierte Übertragungskette und die Bestätigung, dass der Vorbesitzer seine Kopie gelöscht hat. Gebrauchte Lizenzen sind dabei nicht schlechter gestellt als neue – sie brauchen nur vollständige Dokumentation.
Wie ein Audit üblicherweise abläuft
Ein Audit beginnt in der Regel mit einer schriftlichen Ankündigung. Danach folgt eine Bestandsaufnahme der installierten Software, oft über ein Inventarisierungswerkzeug oder einen Fragebogen. Anschließend wird abgeglichen, ob für jede Installation eine passende Lizenz existiert.
Geprüft wird dabei nicht nur die Anzahl, sondern auch die Art: Eine Home-&-Student-Lizenz auf einem gewerblich genutzten Arbeitsplatz zählt als Unterlizenzierung, selbst wenn rechnerisch genug Lizenzen vorhanden sind.
Die drei Unterlagen pro Lizenz
- Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer. Sie belegt den Erwerb und ist zugleich vorsteuerabzugsfähig.
- Dokumentierte Übertragungskette. Sie zeigt, wer die Lizenz ursprünglich erworben hat und über welche Stationen sie zu dir gelangt ist.
- Löschbestätigung des Vorbesitzers. Sie belegt, dass die Lizenz nicht doppelt im Einsatz ist – der Kernpunkt der EuGH-Rechtsprechung.
Ein häufiger Irrtum: Der Kaufbeleg allein genügt nicht. Ohne die Löschbestätigung fehlt der Nachweis der Einmalnutzung.
Warum gebrauchte Lizenzen auditfest sind
Der Europäische Gerichtshof hat 2012 in der Rechtssache C-128/11 (UsedSoft gegen Oracle) entschieden, dass unbefristete Softwarelizenzen innerhalb der EU weiterverkauft werden dürfen – auch bei Downloadsoftware. Der Bundesgerichtshof hat das bestätigt.
Eine gebrauchte Lizenz mit vollständiger Dokumentation steht damit einer neu gekauften rechtlich gleich. Angreifbar wird sie nur, wenn die Nachweiskette Lücken hat.
Vorbereitung: eine Lizenzakte anlegen
Der praktische Rat, der im Ernstfall am meisten spart: Lege pro Arbeitsplatz eine Zeile in einer einfachen Tabelle an, mit Gerätename, installierter Office-Version und Edition, Lizenztyp, Kaufdatum, Händler und Ablageort der drei Unterlagen.
Wer das laufend pflegt, beantwortet eine Auditanfrage in Stunden statt in Wochen. Wer es erst bei der Ankündigung beginnt, sucht Rechnungen aus mehreren Jahren zusammen.
Die häufigsten Befunde
- Private Editionen auf gewerblichen Arbeitsplätzen
- Mehr Installationen als Lizenzen, meist durch Desktop-und-Notebook-Kombinationen
- Fehlende Löschbestätigungen bei gebraucht erworbenen Lizenzen
- Keys aus aufgeteilten Volumenpaketen ohne nachvollziehbare Herkunft
„Als die Ankündigung kam, hatten wir die Lizenzakte schon fertig - die Prüfung war in zwei Tagen durch, nicht in zwei Wochen." Eine IT-Verantwortliche beschreibt, wie sich die laufende Pflege einer einfachen Lizenztabelle im Ernstfall ausgezahlt hat.
So liefern wir aus
Zu jeder Lizenz stellt Firstsoft die vollständige Nachweiskette bereit – Rechnung, Dokumentation der Übertragung und Bestätigung des Vorbesitzers. Sieh dir Office 2024 Professional Plus, Office 2024 Home & Business oder die gesamte Office-Auswahl an.
Die rechtlichen Hintergründe erklärt der Office-Ratgeber, die passende Edition ermittelt der Vergleichsrechner.
